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Raus aus dem Vertrags-Chaos: So behältst du den Überblick über alle Fristen

Jeder der sich dem Thema Sparen und Finanzen widmet, stellt sich früher oder später die Frage: Welche Verträge habe ich eigentlich? Und bis wann laufen die noch?

Im besten Fall hast du bereits einen Ordner, in dem alle deine Vertragsunterlagen gesammelt abgeheftet sind. Im schlechtesten Fall besteht dein Vertragsmanagement aus Belegen und Dokumenten, die in alten E-Mail-Postfächern, Schuhkartons und Umzugskisten verstreut liegen. Im Zweifelsfall kannst du nicht einmal sicher sein, dass du alle Vertragsunterlagen beisammenhast.


Wie sollst du anfangen?

Sollte letzteres Szenario auf dich zutreffen: es wird Zeit die Ärmel hochzukrempeln und aufzuräumen! Suche dafür möglichst alle Unterlagen zusammen, die du irgendwie finden kannst. Durchsuche alle deine E-Mail-Postfächer und schaue auch in die alten Ikea-Kartons, die im Keller vor sich hin stauben. Alles was du findest breitest du auf dem Boden vor dir aus und gehst durch, welche davon noch aktuell sind und welche bereits gekündigt oder abgelaufen sind. Notiere dir für jeden Vertrag deine Kundennummer und den konkreten Namen deines Tarifs. Als nächstes wühlst du dich durch deine Kontoauszüge der letzten 2 Jahre. Jap, das ist ganz schön viel Arbeit. Aber nur so wirst du sehen, ob es Abbuchungen gab, die du noch nicht in deiner Fußboden-Vertragsübersicht aufgeführt hast. Manche Banken helfen dir in einer solchen Lage einen Überblick über deine regelmäßigen Buchungen zu erhalten. Frage am besten einen Kundenberater oder beim Support an und schildere deine Situation. Vielleicht ersparst du dir damit einige Stunden Arbeit.


Strukturiere und dokumentiere deine Verträge

Nachdem du alle Verträge zusammengetragen hast, geht es jetzt ans Strukturieren und Dokumentieren. Zunächst einmal heftest du ab sofort alle Vertragsunterlagen an einem Ort ab. Wenn du lieber digital statt analog unterwegs bist: speichere dir alle Unterlagen an einem gesammelten Ort ab. Du solltest zu jeder Zeit wissen, wo sich deine Vertragsdokumente befinden und mit wenigen Handgriffen in der Lage sein sie hervorzuholen. Als nächstes erstellst du dir eine Liste, bevorzugt in Excel, in die du jeden Vertrag mit seinen wichtigsten Daten einträgst. Du hältst hier drin fest:

  • Bei welchem Unternehmen du den Vertrag abgeschlossen hast
  • Wie der konkrete Name deines Tarifs oder Produkts ist
  • Welche Kundennummer du hast
  • Wie viel der Vertrag kostet
  • Über welche Zahlart der Vertrag bedient wird
  • In welchem Turnus die Zahlungen stattfinden
  • Bis wann die Laufzeit geht
  • Wie lang die Kündigungsfrist ist
  • Ob du den Vertrag bereits gekündigt hast

Um dir etwas an die Hand zu geben, habe ich eine Excel-Vorlage zur Vertragsverwaltung für dich erstellt. Du kannst sie hier downloaden.



Dieser One-Pager hilft dir sehr schnell einen Überblick zu bekommen und ohne Zettelwirtschaft einmal jährlich deine Verträge auf den neusten Stand zu bringen.

Hast du noch Fragen oder Anmerkungen? Dann lass mir gerne einen Kommentar da. 😊

Photo by Wonderlane on Unsplash

  1. Ich fühle mich gerade etwas ertappt, denn auch mein Vertragsmanagement besteht aus Belegen und Dokumenten, die in alten E-Mail-Postfächern, Schuhkartons und Umzugskisten verstreut liegen. Danke für den Tipp, dass ich mir beim Sortieren von jedem Vertrag die Kundennummer und den konkreten Namen meines Tarifs notieren sollte. Ich werde darauf achten auch meine Kontoauszüge der letzten zwei Jahre durchzusehen.

  2. Ein sehr klarer und fundierter Artikel zum Thema Vertragsmanagement Software. Ich bin sicher, Sie haben mir damit geholfen. Ich weiß jetzt mehr oder weniger, was zu tun ist. Diese Informationen sind nämlich genau das, was ich gesucht habe.

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